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Eventos: Cómo evitar los errores más comunes

Madrid, 28 de mayo de 2010
La diferencia entre un evento exitoso y la catástrofe total es, la mayoría de las veces, una cuestión de savoir fair del organizador, de conocer los trucos de la profesión. ¿Es mejor sorprender o no salirse de lo pactado? ¿Hay que pasar desapercibido o hacerse notar? ¿Cuáles son los mandamientos y pecados capitales en la organización de eventos?
Por: Judith Estallo

“Innovación, dispersión, atomización, carencia de metodologías de medición de resultados, valor humano y necesidad de una visión integral de los eventos”, son las asignaturas pendientes del sector, tal y como afirma Francisco Alcaide en su obra ‘Retos, Tendencias y Oportunidades en el sector de los Eventos’. Entender, traducir y adaptar un mensaje al código de comunicación de los eventos (el vivo y el directo) teniendo en cuenta el público y el entorno del evento, no es tarea fácil para el organizador. A continuación, les ofrecemos algunos consejos para no fracasar en un evento. Parecen cuestiones muy obvias, pero en la mayoría de ocasiones nos olvidamos de tenerlas en cuenta...

Se creativo y realista con tu presupuesto. Es cierto que entre las carencias del sector, la innovación y la creatividad se encuentran entre las más destacadas. En la mayoría de los casos se debe a que proponemos soluciones creativas que son técnicamente o económicamente imposibles. En este sentido, no atenderás todo lo que pida tu cliente, sólo lo que pueda pagar. No en vano, si consigues ofrecerle más creatividad por menos precio, obtendrás el éxito y además, encontrarás una diferencia competitiva importante. Recuerda: tu cliente quiere la máxima creatividad con la mínima inversión.

A mayor planificación, menor riesgo. Para ello, primero se ha de producir un análisis del proyecto, del cliente y de los objetivos. Tras realizar dicho análisis, marca un timing con cada proveedor, con tu equipo y con tu cliente. Debes estar preparado para la improvisación, pero siempre de forma muy controlada. La anticipación va de la mano de una excelente planificación.

Especialízate, no te disperses. Nos encontramos en un mercado muy atomizado. Todas las agencias saben hacer de todo, aunque, en realidad, no son especialistas en nada. Tienden a producir más cosas que las propias del core business concreto y eso, finamente, pasa factura, puesto que creamos unas expectativas en el cliente que no se cumplen.