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Como generar más asistencia a tu reunión

Se trate de un evento formativo gratuito, de una conferencia o congreso, hacer que la gente salga de la oficina y venga a tu evento es cada vez más difícil, en un mundo en el cual el tiempo es escaso y las oportunidades de aprender son muchas (y a menudo gratuitas). Te pasamos algunas ideas para dar a tu target este pequeño empuje

¡Utiliza tus propios medios de comunicación! Incluso si no tienes tu propia revista, tienes medios de comunicación a tu servicio: 

- Tu página web. Pon un banner muy visible y una breve descripción atractiva de tu evento en la home de tu empresa, así como en las secciones de eventos o de noticias. Es gratuito y las personas que vienen a tu web, aunque no sean “tropecientos”, están interesadas en tu empresa. Un target evidente.
- Tu firma de correo electrónico. Probablemente envías entre 50 y 100 emails cada día, es decir 1.000 a 2.000 por mes, que hay que multiplicar por el número de personas en tu empresa. Añade un breve texto o un banner recordando tu evento. Todos lo sabemos: la repetición es clave para el éxito del marketing…

Utiliza las redes sociales
- Facebook es una opción obvia, pero cuidado: el mensaje promocional tiene que ser "encapsulado" en un contenido real, divertido (idealmente) o interesante y educativo. Y esta opción tiene sobre todo sentido si tienes una presencia continua en Facebook, más que si te apresuras a poner mensajes a tres semanas de tu evento. Facebook te puede dar mucho, pero se tiene que trabajar en el tiempo.
- Redes de profesionales, como Xing o LinkedIn, te permiten buscar por tipo de profesionales o por palabra clave. Es muy interesante si tu público es muy específico (puede ser una manera de encontrar una serie de directores de informática en tu región por ejemplo).
- En estos medios, no dudes en iniciar debates sobre temas relacionados con la conferencia: esto crea interés, tráfico y te posiciona como un punto central de encuentro de profesionales del sector, ¡una imagen que obviamente te interesa!

Comunícate con otros eventos.
Ya lo sabemos: estás organizando un gran evento que te mantiene ocupado día y noche. Pero para convencer de que su contenido es bueno, nada vale dar un aperitivo.
- Crea un webinar sobre temas relacionados con la conferencia, por ejemplo, para adelantar un poco de valor formativo.
- Si tienes tiempo, puedes incluso prever una serie de simples presentaciones y eventos presenciales, presentando información interesante sobre la industria en cuestión. Un poco de “cara a cara” hace maravillas para crear relaciones y hacer algunas ventas de forma suave. Esto supone un trabajo de organización, sobre todo si lo haces en varias ciudades (es lo ideal), pero puede resultar muy efectivo.

Habla el idioma de los negocios con tu target

- ¿Qué aportará la conferencia a los asistentes? ¿Qué van a hacer mejor después de asistir? ¿Por qué van a tener un ROI positivo? Estamos convencidos de que nuestra conferencia es “taaaaan guay”, pero tenemos que convencer a un público difícil de que vale la pena que sacrifique su tiempo y su dinero para ello. Lo ideal es adaptar los mensajes a cada público. Esta presentación de los “take aways” (“qué te llevas a casa”) es esencial, no sólo para convencer a tu target, sino también para ayudarle a convencer a su jefe.
- Piensa en los nuevos medios de comunicación: ¿por qué no comunicar estos argumentos por video, para explicar de forma cercana e informal por qué la gente debería venir al evento?
- Para asegurarte de que aportarás valor profesional a tu target, ¿por qué no hacer una encuesta previa sobre los temas que más les interesan? Esta encuesta puede hacerse por email o a través de un software como Boomerang o ConstantContact. Esto ofrece tres ventajas: aprenderás y podrás ofrecer mejores contenidos; comenzarás a hacer ruido y a posicionar el evento como uno que quiere realmente ayudar a los profesionales; y puede incluso darte algunos datos sobre el mercado con cifras, algo que adoran los medios de comunicación… ¡Incluso puede que salgas publicado!

Eres el experto. ¿Quieres que la gente venga porque piensan que esto le aportará conocimiento profesional y contactos? Demostrar que tienes acceso a mucha información y conocimiento es una forma de comunicarlo. Reúne información valiosa sobre el mercado, estudios, ‘libros blancos’, cifras, tendencias y ofrécelo a tu target. Puedes incluso ofrecer un mini-boletín informativo que incluye las tendencias de la industria... y de paso algunas noticias sobre tu evento. Si tienes conferenciantes interesantes, ¿por qué no incluir en tus comunicaciones alguna información valiosa de ellos? con una breve entrevista, por ejemplo, (sin desvelar todo el contenido de la conferencia, por supuesto). Si la gente ve un contenido fresco y de calidad, estará más convencida de que habrá un buen contenido en tu evento también...

Los clásicos
. Por supuesto, también vas a:
- Crear una serie de emails chulos, con un diseño y unos mensajes muy atractivos (y los famosos “qué te llevas a casa”)
- Firmar acuerdos con los medios de tu sector o con asociaciones profesionales (te dan visibilidad y les das un descuento y/o visibilidad en tu evento
- Plantear hacer publicidad, dependiendo de tu target y de tu presupuesto
- ¡Llamar, llamar, llamar!

 

Fuente:eventoplus